Come trasformare la tua azienda per il lavoro a distanza?
A marzo 2020 ti sei trovato da un giorno all’altro a dover improvvisare smart working e telelavoro per i tuoi dipendenti? Ora, a distanza di un anno, ti stai rendendo conto che il lavoro da remoto non è poi così male e che può essere una strada da seguire? Allora leggi questo articolo: ti spiego come trasformare la tua azienda per il lavoro a distanza.
Il significato dalla parola lavoro
Partiamo dal significato della parola lavoro, iniziando dalla definizione che troviamo su Wikipedia:
“Il lavoro è un’attività produttiva, che implica la messa in atto di conoscenze rigorose e metodiche, intellettuali e/o manuali, per produrre e dispensare beni e servizi in cambio di compenso, monetario o meno.”
Nella definizione di lavoro non si specifica che questo deve essere svolto in un luogo specifico, questo fa parte della nostra mentalità, siamo “abituati” all’idea che il lavoro deve essere svolto in un determinato posto. Dobbiamo uscire da questi schemi e pensare che per i lavori intellettuali non è necessario essere legati ad una postazione fissa.
Il lavoro non è il luogo in cui si lavora, ma il risultato che si ottiene.
A questo punto iniziamo a ragionare su come trasformare la tua azienda per il lavoro a distanza.
Riformula il tuo assetto aziendale
Prima di tutto devi analizzare approfonditamente l’organico della tua azienda e capire quali attività possono essere trasformate in telelavoro e smart working. Queste due tipologie di lavoro sembrano abbastanza simili, ma in realtà differiscono tra loro.
Il telelavoro riguarda un lavoratore dipendente che deve rispettare un preciso orario e dichiarare al suo datore di lavoro il luogo da cui lavora. Lo smart working, invece, è sempre una forma di lavoro subordinato, ma che dà più libertà al lavoratore. In questo caso non ci sono vincoli di sede e di orario e si ha un’organizzazione per fasi, cicli e obiettivi, stabilita mediante accordo tra dipendente e datore di lavoro.
Le attività che sicuramente potranno essere trasformate sono quelle legate all’amministrazione, alla contabilità, al back office e al customer care.
Gli strumenti
Dopo aver capito come riformulare il tuo assetto aziendale ora devi concentrarti su quali sono gli strumenti che ti permettono di lavorare da remoto.
Dovrai necessariamente dotarti di un cloud dove salvare i tuoi dati e condividerli con chi deve utilizzarli per lavorare. Il cloud, infatti, ti mette a disposizione un certo spazio su un server connesso costantemente alla rete internet a cui può accedere solamente chi ha le credenziali di accesso. I più conosciuti sono Google Drive e Dropbox a cui si accede utilizzando il proprio indirizzo email.
Ti servirà sicuramente uno strumento di project management per organizzare il lavoro, gestire i progetti e organizzare il tuo team in maniera produttiva. I più famosi sono Trello e Asana, anche qui è sufficiente avere un proprio indirizzo email per registrarsi ed accedere.
Per le comunicazioni all’interno dell’azienda e con i clienti potrai utilizzare email, chat e telefono. Saranno, quindi, indispensabili un pc, uno smartphone e una buona connessione ad internet. Per i servizi di customer care potresti anche valutare l’utilizzo di un telefono con centralino virtuale.
Come organizzarsi
Sicuramente per chi non è abituato a lavorare da casa o, comunque, da luoghi diversi dal classico posto di lavoro potrebbe essere difficile organizzarsi. Bisognerà lavorare sulla mentalità e sull’autodisciplina.
Per aiutare i tuoi dipendenti in questo ti consiglio di creare una routine quotidiana, dove ci saranno degli appuntamenti fissi che aiutano i vari membri del team ad allinearsi con le loro attività. Potresti organizzare una call di gruppo a metà mattina dove vi confronterete con i progressi e le difficoltà dei vari task che ognuno sta portando avanti e farete il punto sulle scadenze giornaliere. Potresti, nei primi tempi, farti inviare un report giornaliero con le attività svolte. Questo aiuterebbe i tuoi dipendenti ad imparare ad organizzarsi e pian piano li renderà completamente autonomi pur lavorando fuori sede.
Potresti anche suggerire loro di leggere i miei articoli in cui parlo delle principali difficoltà che si possono in contrare lavorando da casa e su come gestire il tempo quando lavori da casa.
I vantaggi
A questo punto voglio parlarti dei molteplici vantaggi che il lavoro da remoto può portare alla tua azienda, ai tuoi dipendenti e ai tuoi clienti.
La tua azienda sarà sicuramente innovativa e al passo con i tempi, questo ti permetterà di raggiungere i tuoi clienti ovunque si trovino, sarà infatti sufficiente fissare una call e parlare con un potenziale cliente dall’altra parte del mondo, con evidenti risparmi in termini di costi e tempo. Potrai ridurre gli spazi della tua azienda e non avrai più la necessità di avere più sedi fisiche o di rappresentanza, risparmiando così sui costi di attrezzature e postazioni, bollette di luce, gas e telefono, affitto o manutenzione dei locali.
I tuoi dipendenti si sentiranno più motivati e responsabilizzati e avranno la possibilità di conciliare vita privata e lavoro. Potranno scegliere se lavorare dalla propria casa, da un co-working, da una località di villeggiatura o durante un viaggio.
I tuoi clienti troveranno i tuoi prodotti o servizi sempre online, senza doversi recare da te fisicamente. Potranno contattare la tua azienda con il loro dispositivo preferito e avranno un servizio clienti sempre pronto ad assisterli.
Ora avrai certamente capito come trasformare la tua azienda per il lavoro a distanza, ormai è giunto il momento…
Se vuoi approfondire l’argomento contattami e ne parleremo insieme. Se, invece, vuoi farmi altre domande scrivimele nei commenti!
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