Ti stai chiedendo come impostare la collaborazione con un’assistente virtuale?
Hai capito che delegare è importante? Vorresti iniziare a liberare un po’ del tuo tempo? Hai deciso che è giunto il momento di collaborare con un’assistente virtuale? Nell’articolo di oggi ti spiego come impostare la collaborazione con un’assistente virtuale.
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Solo grazie ad una collaborazione impostata nel modo corretto riuscirai ad ottenere il massimo aiuto dalla tua assistente virtuale e il perfetto svolgimento delle mansioni delegate. Ora vediamo quali sono i passaggi fondamentali per dar vita ad una collaborazione efficace.
Lo scambio delle informazioni
All’inizio della collaborazione ci deve essere il passaggio di tutte quelle informazioni utili e necessarie per il corretto svolgimento del lavoro. Io sono solita confrontarmi con i miei clienti con una call o una telefonata e uno scambio di email. Lo scopo di questo passaggio è quello di stabilire in modo molto preciso quali sono le attività che dovrò svolgere, quali sono le scadenze da rispettare e se ci saranno altre persone con cui mi dovrò interfacciare, quali ad esempio altri collaboratori oppure il suo commercialista. In questa fase analizzeremo, quindi, tutti gli aspetti pratici per far sì che avvenga un vero e proprio passaggio di consegne dal mio cliente a me. Mi dovrà fornire gli accessi ai suoi account o andremo a crearli insieme dove fossero necessari.
La scelta dei tool da utilizzare
Dopo esserci scambiati le informazioni dovremo impostare una procedura che ci permetta di definire in modo chiaro chi deve fare che cosa, precisando molto bene le varie scadenze e tutte le modalità operative.
A questo punto dovremo scegliere quali strumenti utilizzare per la nostra collaborazione. Per lo scambio di documenti andremo ad utilizzare delle cartelle condivise, utilizzo indifferentemente Dropbox o Google Drive, a seconda di quello che preferisce il mio cliente. Con i clienti meno avvezzi alla tecnologia utilizzo la mail e mi faccio inviare i vari file come allegato e poi provvederò a caricarli io nelle varie cartelle.
Per le comunicazioni veloci utilizzo Telegram o Whatsapp, a seconda delle preferenze del mio cliente. In questo modo è possibile avere un rapido riscontro e procedere celermente con il lavoro .
Se il mio cliente è abituato ad utilizzare tabelle o documenti su cui dobbiamo lavorare entrambi consiglio sempre di utilizzare Fogli o Documenti di Google. Questo ci permette di lavorare entrambi senza rischiare di cancellare quello che ha fatto l’altro.
Un altro strumento che consiglio sempre ai miei clienti è Trello. È molto utile per creare e gestire processi e procedure. In questo modo possiamo gestire insieme il nostro progetto e vedere in ogni momento i vari task a che punto sono.
La fase di test
Dopo che abbiamo stabilito la procedura da seguire e quali strumenti utilizzare arriviamo al lavoro vero e proprio. Il primo periodo è molto importante ed è una fase di test in cui provare a lavorare nel modo stabilito e vedere che cosa funziona e che cosa, invece, va modificato. Questa fase è quella che richiede il maggior impegno da parte del cliente, perché è quella in cui è più parte attiva. Proprio per questo mi sento di consigliare ai miei clienti di iniziare la nostra collaborazione in un momento in cui non sono oberati dal lavoro, ma quando sono abbastanza tranquilli. Hanno così più tempo da dedicare alla fase di avvio.
Una collaborazione costruita seguendo queste fasi sarà certamente solida e duratura nel tempo. Ti permetterà di affrontare i vari imprevisti che si possono incontrare e di superare i picchi di lavoro o eventuali cambiamenti che dovrai effettuare.
A questo punto avrai certamente capito come si deve impostare la collaborazione con un’assistente virtuale.
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