Oggi ti spiego che cos’è la prima nota e come si compila.
Se lavori in proprio sai quanto è importante tenere traccia di tutti i movimenti in entrata e in uscita. Proprio per questo ho deciso di spiegarti che cos’è la prima nota ed insegnarti a compilarla. In questo articolo troverai consigli, procedure e modalità per redarla. Anche per questo, come per la gestione delle fatture di cui ti ho parlato la scorsa settimana, un’assistente virtuale può essere un valido aiuto.
La prima nota è un documento particolarmente utile per piccole e medie imprese e liberi professionisti. Consente, infatti, di tenere sotto controllo autonomamente i flussi economici del proprio business e di semplificare il lavoro del commercialista nel controllo della contabilità.
Che cos’è la prima nota?
La prima nota è un documento contabile non obbligatorio in cui devi annotare tutti i movimenti economici della tua attività. È un registro su cui riportare giorno per giorno tutte le entrate e le uscite che hai avuto seguendo il principio di cassa, cioè registrandole nel giorno in cui hai fatto l’incasso o il pagamento. Tutte le operazioni dovranno essere riportate in ordine di data.
La prima nota include tutte le operazioni economiche aziendali: sia quelle effettuate in contanti, sia i movimenti bancari registrati. Proprio per questo puoi decidere se inserire tutto in un unico documento o farne due:
- Prima nota cassa, documento nel quale vengono annotate tutte le operazioni di pagamento o incasso in contanti;
- Prima nota banca, documento nel quale sono riassunti tutti i movimenti economici documentati (assegni, fatture, bonifici, etc.).
Se compilata correttamente la prima nota è un valido aiuto per la preparazione delle scritture contabili all’interno del libro giornale. È anche una bozza utile per la preparazione, l’analisi e il completamento di scritture contabili più complesse.
Come si compila?
Compilare correttamente la prima nota è fondamentale per tener traccia dell’andamento della tua azienda in tempo reale. Poiché non è un documento obbligatorio non esiste un modello standard per la compilazione, anche se è buona norma seguire alcune regole per una giusta compilazione. La puoi gestire con un foglio Excel o con un software specifico. In passato venivano utilizzati degli appositi blocchi di carta prestampata. Qualunque sistema tu scelga ricordati che è fondamentale essere precisi e ordinati!
Per tenere sotto controllo i flussi finanziari della tua impresa è fondamentale che la prima nota venga compilata quotidianamente. Ricordati che le diverse operazioni devono essere inserite in ordine di data.
Per ogni operazione che andrai ad inserire dovrai riportare:
- La data dell’operazione ( quando hai ricevuto o effettuato l’operazione);
- Il riferimento al documento fiscale (ad esempio il numero di fattura):
- L’importo (nella colonna entrate o uscite a seconda che si tratti di accredito o addebito);
- La descrizione dell’operazione (perché hai pagato o ricevuto quella somma);
- L’indicazione del conto corrente su cui è avvenuto il movimento;
- Il saldo progressivo.
Per far sì che la tua prima nota sia il più completa possibile ti indico una serie di operazioni da riportare:
- Incasso fattura di vendita;
- Incasso corrispettivi giornalieri;
- Pagamento fattura di acquisto;
- Pagamento retribuzioni;
- Pagamento costi vari (spese condominiali, affitto, premio di assicurazione, etc…);
- Erogazione di un finanziamento;
- Accredito di un finanziamento;
- Versamento bancario;
- Prelievo bancario;
- Prelievo bancomat;
- Pagamento F24;
- Pagamento F23;
- Pagamento imposte e tasse diverse.
Compilando correttamente la prima nota potrai tenere traccia di tutti i movimenti in entrata e in uscita di cassa e banca. In questo modo renderai più semplice il controllo di gestione ed il lavoro del tuo commercialista.
Ora che hai capito che cos’è la prima nota e come si compila voglio regalarti il modello Excel che utilizzo io con i miei clienti!
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