Come si fa la gestione dello scadenzario? E perché è così utile?
Hai tanti pagamenti e incassi da gestire? Hai paura di scordarti di qualche scadenza? O vuoi essere certo che i tuoi clienti ti paghino ad ora e tempo? Nell’articolo di oggi ti parlerò della gestione dello scadenzario, uno strumento che ti sarà di aiuto in tutte queste circostanze.
Che cos’è?
Lo scadenzario, detto anche Foglio delle Scadenze, è un registro in cui vengono annotate le scadenze delle varie operazioni economiche e contabili che l’impresa deve pagare o incassare. Il mio consiglio è quello di utilizzare due registri distinti, uno per i clienti e uno per i fornitori. Poiché è una scrittura facoltativa che viene tenuta in forma libera non c’è un unico modello a cui fare riferimento.
Perché è così utile?
La gestione dello scadenzario è molto utile perché ti permette di avere sotto controllo le varie scadenze della tua azienda in ogni momento. In questo modo sarai in grado di far fronte tempestivamente agli impegni economici della tua impresa. Potrai anche sollecitare eventuali debitori che non dovessero pagare in modo puntuale le somme dovute.
Come si prepara?
Come ti ho anticipato qualche riga più su io preferisco produrre due registri, uno per i fornitori e uno per i clienti. Lo schema di base che utilizzo è lo stesso per entrambi:
- Pagamento o incasso ( SI/NO)
- Data di scadenza
- Importo da versare o incassare
- Documento di riferimento (numero di fattura, F24…)
- Fornitore o cliente
- Fonte di pagamento o d’incasso (cassa contanti, bonifico, assegno…)
- Data di pagamento o incasso
- Note varie ed eventuali
Nello scadenzario fornitori dovrai inserire le scadenze di tutti i debiti:
- Debiti verso fornitori
- Debiti di finanziamento (rate di mutui e finanziamenti, sovvenzioni cambiarie, rate di prestiti ricevuti da altre società…)
- Debiti per canoni di locazione e leasing
- Debiti verso dipendenti (salari e stipendi)
- Debiti verso Erario (ritenute effettuate nei confronti dei dipendenti e dei lavoratori autonomi, IVA, imposte dirette e altre imposte…)
- Debiti verso INPS e INAIL (contributi previdenziali ed assistenziali e contributi per l’assicurazione contro gli infortuni)
- Cambiali passive
- Ogni altro pagamento da effettuare
Nello scadenzario clienti dovrai indicare le scadenze relative a tutti i crediti:
- Crediti verso clienti
- Cambiali attive
- Crediti di finanziamento (rate di prestiti concessi ad altre società…)
Il mio consiglio è quello di fare uno scadenziario per ogni mese. Facendo la differenza tra le entrate e le uscite riuscirai ad avere un quadro abbastanza veritiero della possibilità di riuscire a fronteggiare tutti i tuoi impegni.
Quali strumenti utilizzare?
In passato lo scadenzario veniva fatto utilizzando un semplice libro delle scadenze, che era diviso per mesi, sui cui venivano riportati manualmente i dati necessari. Oggi, grazie all’informatica, potrai decidere se affidarti ad un foglio Excel o un apposito software. Il foglio di calcolo, grazie all’utilizzo del concetto di righe e colonne, ti permette di organizzare i dati o creare totali parziali rispettando determinati criteri che andrai ad impostare. Ad esempio potrai evidenziare i pagamenti o gli incassi già avvenuti, quelli scaduti e quelli in scadenza. Questo metodo è adatto ad aziende che non abbiano troppi movimenti.
Quando il numero delle scadenze diventa significativo il mio consiglio è quello di affidarti ad un software ad hoc. Il principale vantaggio di un software dedicato è quello di poter gestire senza fatica un numero molto grande di registrazioni, laddove il sistema basato su foglio elettronico mostra chiari limiti. Lo svantaggio di questo strumento è, invece, legato alla bassa personalizzazione. Devi, quindi, trovare lo strumento che più si addice alle tue esigenze.
Avrai certamente capito come una corretta gestione dello scadenzario ti permetta di avere sempre sotto controllo debiti e crediti.
Come per la prima nota e per la riconciliazione bancaria, accedendo alla Virtual Room potrai scaricare il file che utilizzo con i miei clienti.
Se, invece, hai bisogno di un aiuto per la gestione del tuo scadenzario contattami!
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