Ti sei mai chiesto come può aiutarti un’assistente virtuale con le fatture?
Se sei un piccolo imprenditore o un professionista saprai quanto può essere complicata la gestione delle fatture di acquisto o di vendita. Una volta emesse o ricevute dovrai archiviarle e inviarle al tuo commercialista nel momento giusto, il tutto sempre senza trascurare le attività principali del tuo business. Sicuramente un’assistente virtuale può aiutarti nella gestione delle tue fatture.
Per molti miei clienti mi occupo dell’emissione delle fatture di vendita e della sistemazione e invio al commercialista di quelle di acquisto. Grazie al mio aiuto le loro fatture sono ordinate mese per mese. In questo modo sarà molto più semplice monitorare i costi e capire quanto e in cosa si spende. E, inoltre, sarà tutto pronto quando si devono mandare al commercialista.
Emissione delle fatture di vendita
Indipendentemente da quante fatture tu emetta al mese, l’emissione è uno di quei lavori che ti portano via tempo e in cui gli errori possono costarti cari. E, molto spesso, lo trovi pure noioso! Sia che tu emetta ancora le fatture cartacee sia che tu sia passato a quelle elettroniche ci sono molti aspetti che possono variare. A seconda che tu stia fatturando ad un privato o ad un’altra partita iva, della nazionalità del tuo cliente, del tuo e del suo regime fiscale possono cambiare alcuni parametri da inserire o meno. Molto spesso anche il programma di fatturazione elettronica può essere un ostacolo per l’imprenditore poco tecnologico o che ha poco tempo per dedicarsi con costanza alle emissioni. Sicuramente la fatturazione è uno di quei task in cui un’assistente virtuale può aiutarti per via delle sue competenze specifiche nel settore.
A seconda delle necessità del mio cliente utilizzo programmi di fatturazione in cloud, come ad esempio Fatture in Cloud. Oppure quello concordato con il commercialista, soprattutto per chi utilizza la fatturazione elettronica. A volte mi capita anche ancora di utilizzare Excel, in questo caso solitamente le carico in cartelle condivise con il cliente ed il suo commercialista.
Raccolta delle fatture di acquisto
Raccogliere le fatture di acquisto è un lavoro che ti richiede parecchio tempo, ordine ed organizzazione. Proprio per questo sempre più imprenditori chiedono aiuto ad un’assistente virtuale.
Insieme ai miei clienti cerco sempre la procedura migliore per ognuno. Alcuni preferiscono mandarmele di volta in volta: appena ricevono una fattura , una ricevuta di acquisto su PayPal o hanno uno scontrino mi mandano subito un’email o una foto su WhatsApp. Questo metodo viene solitamente scelto dalle persone più disordinate, che, in questo modo, si sentono rassicurate dal fatto che ci sia io a fare ordine per loro. Altri, invece, preferiscono raccogliere il tutto in una cartella condivisa su Google Drive o DropBox e io con regolarità le scarico direttamente da lì. Questa procedura, richiede un ordine maggiore e piace a chi vuole avere sempre sotto controllo la propria situazione. Per chi, invece, utilizza la fatturazione elettronica, le scarico direttamente dall’apposito programma e procedo anche con l’invio al commercialista.
Organizzazione delle fatture
Affidandoti ad un’assistente virtuale avrai un aiuto anche nell’organizzazione delle tue fatture. Sono solita sistemare le fatture dei miei clienti organizzandole e dividendole in diverse cartelle a seconda che siano di acquisto o di vendita. Creo poi un file condiviso con il mio cliente in cui inserisco le fatture di vendita ed indico la data, il numero, il cliente a cui si riferisce, l’importo che deve versare ed eventuali note. Una volta pagata andrò poi ad inserire la data in cui è stata saldata. Per quanto riguarda, invece, le spese sostenute creo un file, sempre condiviso, in cui indico la data e il numero di fattura, il fornitore, l’importo, la data entro cui va pagata, il tipo di spese ed eventuali note. Anche qui andrò poi ad indicare la data in cui è stata saldata.
File di questo genere sono utili sia per te che per il tuo commercialista. In questo modo avrai sempre sott’occhio tutti i dati relativi ai tuoi clienti e alle spese che sostieni. Serviranno, invece, al tuo commercialista per fare una doppia verifica rispetto a quanto ha ricevuto e lo aiuteranno nell’eventuale conteggio dell’IVA che dovrai versare o per preparare l’F24 relativo alle ritenute d’acconto da saldare il 16 del mese successivo.
Sono tutti lavori molto semplici, ma che richiedono parecchio tempo e che, quindi, rischieresti di tralasciare perché hai altre incombenze prioritarie nel tuo business. Sono però di vitale importanza per fare delle valutazioni su eventuali costi da tagliare o per capire chi sono i tuoi clienti più affidabili. I dati raccolti possono servire anche al tuo commercialista per stimare quanto dovrai versare di tasse o per capire se sei sei nel regime più conveniente per te.
Ora avrai certamente capito come un’assistente virtuale può aiutarti con le fatture!
Se hai bisogno di un aiuto per la gestione delle tue fatture contattami!
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