Come scrivere un’email efficace seguendo alcuni accorgimenti

Come scrivere un’email efficace seguendo alcuni accorgimenti  - Alessandra Barbera Assistente Virtuale

Ti sei mai chiesto come si fa a scrivere un’email efficace?

Nell’articolo di oggi voglio darti qualche consiglio su come scrivere un’email efficace. Se imparerai ad impostare correttamente la tua comunicazione riuscirai a scrivere in modo adeguato indipendentemente dall’interlocutore a cui ti  stai rivolgendo, dal contesto in cui stai scrivendo e dall’obiettivo per cui hai deciso di mandare quella email.

Prima di iniziare a scrivere è fondamentale che tu abbia bene in mente l’obiettivo per cui vuoi mandare questa email. Stabilisci se stai scrivendo per avere una risposta dal destinatario, se vuoi informarlo di qualcosa che è avvenuto o che avverrà oppure se deve compiere un’azione.

Dovrai capire se utilizzare una scrittura formale o informale. La prima sicuramente è adatta quando ti rivolgi ad Enti, alla Pubblica Amministrazione e ad un certo tipo di clientela (ad esempio Medici, Avvocati, Notai…). La seconda, invece, è più adatta quando scrivi a conoscenti e ad una clientela più easy (ad esempio artigiani, commercianti…). Sicuramente se hai letto il mio articolo sul cliente ideale saprai come rivolgerti al tuo pubblico! A seconda del contesto in cui stai scrivendo, dovrai quindi utilizzare un linguaggio diverso, un tono di voce appropriato e anche le formule di apertura e chiusura della email ovviamente cambieranno.

L’oggetto

Ancora prima di pensare a che cosa scrivere nel testo della tua email pensa a che cosa scrivere nell’oggetto. È fondamentale perché è la prima informazione che vedrà il tuo destinatario e quella che lo porterà a decidere se aprire o cestinare la tua email. Devi spiegare in poche parole molto chiare il motivo per cui stai scrivendo.

Formule di apertura

Le formule di apertura variano a seconda del contesto in cui ti trovi e dai dati che hai a disposizione. Se conosci il nominativo della persona a cui indirizzare l’email puoi utilizzare Egregio, Gentile, Caro a seconda della confidenza che hai con il tuo interlocutore. Se conosci la sua professione o il suo titolo puoi continuare con Dott./Dott.ssa, Ing., Avv…. In mancanza di titoli puoi optare per Sig. o Sig.a. Ad esempio: Egr. Luca Ing. Rossi, Gent. Anna Dott.ssa Bianchi, Cara Paola… Se, invece, mandi la email ad un’Azienda, ma non hai una persona di riferimento a cui scrivere potrai scegliere tra le formule Gentili Signori o Spett.le Nome Azienda.

Corpo della email

Se stai scrivendo la tua prima email ad un nuovo cliente dovrai iniziare con una tua breve presentazione in cui scrivi chi sei, di che cosa ti occupi e il motivo del tuo contatto.

Per scrivere un’email efficace il tuo testo dovrà essere chiaro, sintetico e completo.

Chiaro, perché devi informare il tuo interlocutore evitando qualunque tipo di fraintendimento. Devi pertanto scegliere un linguaggio che sia adatto al tuo destinatario. Scegli di utilizzare un linguaggio tecnico solo se hai la certezza di rivolgerti ad una persona che conosce bene la materia, altrimenti è meglio spiegare lo stesso concetto con parole più semplici. Per evidenziare i concetti più importanti utilizza il grassetto, il corsivo, il sottolineato, cambia colore e/o dimensione al carattere. Suddividi il tuo testo in paragrafi ed elenchi in modo da aiutare la comprensione di chi legge.

Sintetico, perché, se scrivi una email troppo lunga, corri il rischio che il tuo destinatario ne salti dei pezzi o addirittura decida di interrompere la lettura. In questo modo elementi importanti del tuo discorso potrebbero non arrivare all’interlocutore. Evita, pertanto, parole e frasi che allungano il testo senza aggiungere nulla alla comunicazione.

Completo, perché devi fare in modo che quando il tuo destinatario arriva in fondo alla tua email non abbia più domande da farti. Devi aver chiarito in modo sintetico, ma esauriente tutti gli argomenti per evitare il sorgere di dubbi. Assicurati soprattutto di aver espresso chiaramente che cosa ti aspetti: una risposta? Un’azione da svolgere? Fissa anche un termine entro cui vuoi che sia soddisfatta la tua richiesta, così il tuo destinatario saprà entro quando vuoi un riscontro e tu avrai una data dopo la quale potrai sollecitare. Questo concetto è fondamentale, ad esempio, quando solleciti una fattura che non ti è ancora stata saldata.

Se devi aggiungere degli allegati alla tua email non dimenticarti di fare dei richiami nel testo per essere certo che il tuo destinatario sappia che ci sono e a che cosa si riferiscono. Molto spesso sono fondamentali per la corretta comprensione del tuo messaggio, quindi non dimenticarti di inserirli!

Formula di chiusura e firma

Anche la formula di chiusura della mail è fondamentale per per scrivere un’email efficace. Questa è influenzata dalla tipologia di comunicazione che hai instaurato con il tuo interlocutore. Non dimenticare mai di renderti disponibile a fornire ulteriori chiarimenti. Ecco alcune formule che potresti utilizzare: Con l’occasione porgo distinti saluti e resto a disposizione per ulteriori chiarimenti oppure Nell’attesa di un suo gentile riscontro porgo cordiali saluti se stai scrivendo un’email formale. Se, invece, il tono della tua mail è più confidenziale e colloquiale puoi terminare con Un caro saluto o Con affetto.

La firma in fondo all’email è molto importante, perché ti permette di identificarti chiaramente e, allo stesso tempo, fornisce tutti i tuoi riferimenti all’interlocutore. Nelle email formali è indispensabile che tu inserisca i tuoi dati personali e quelli della tua azienda, non dimenticare mai di mettere il tuo numero di telefono o un altro tipo di contatto. Puoi anche inserire i link ai tuoi canali Social in modo da far conoscere al tuo interlocutore il tuo lavoro in modo più dettagliato. Se non hai ancora deciso quali utilizzare prendi spunto dal mio articolo in cui ti consiglio quali possono essere più adatti alla tua attività. Se, invece, il tono della tua mail è più colloquiale è sufficiente firmarti con il tuo nome ed eventualmente puoi lasciare il tuo numero di telefono se pensi che il tuo destinatario non ne sia in possesso.

A questo punto avrai capito come scrivere un’email efficace. Non ti resta che mettere insieme tutti questi passaggi per migliorare la tua comunicazione.

Ricordati sempre di rileggere il testo delle tue email prima di inviarle per correggere eventuali errori di ortografia e/o di battitura. Controlla anche eventuali ripetizioni e accertati che il testo sia scorrevole da leggere. Verifica di avere inserito correttamente l’indirizzo del destinatario e gli eventuali indirizzi in copia. Infine controlla che tutti gli allegati siano stati caricati correttamente. Ora la tua email è pronta per essere inviata!

Raccontami nei commenti quali sono le frasi di apertura e chiusura delle email che utilizzi più spesso.

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