Come risparmiare tempo mentre lavori: i miei segreti

Come risparmiare tempo mentre lavori - Alessandra Barbera Assistente Virtuale

Come risparmiare tempo mentre lavori?

Sei un freelance o hai una piccola attività? Devi trovare il tempo per svolgere tutte le attività legate al tuo business? Devi emettere fatture, preparare preventivi e rispondere a molte email?  Nell’articolo di oggi ti darò qualche consiglio su come organizzarti per risparmiare tempo mentre lavori. Sicuramente impiegherai molte ore al giorno per riuscire a portare a termine tutti i task della tua attività. Ho, quindi, pensato di suggerirti alcuni metodi che utilizziamo noi assistenti virtuali per velocizzare le attività ricorrenti.

 L’organizzazione prima di tutto!

Nell’articolo della scorsa settimana abbiamo parlato di come sia importante pianificare gli obiettivi e definire una strategia per poterli raggiungere. Anche oggi voglio tornare su questo punto, perché alla base della tua organizzazione sicuramente ci deve essere la definizione degli obiettivi da conquistare. Tutte le attività che devi svolgere per raggiungere i tuoi traguardi hanno un inizio e una fine che coincide con il raggiungimento dell’obiettivo. Nel mezzo ti potrai imbattere in una serie di ostacoli e imprevisti da superare. Se, però, avrai sempre chiara la tua destinazione e saprai gestire quello che accade riuscirai a risparmiare tempo mentre lavori.

Il segreto per guadagnare  tempo mentre lavori sta proprio nel riuscire ad organizzare al meglio le varie attività che devi svolgere. Crea una vera e propria to-do-list dei vari task che devi portare a termine con le tempistiche e le specifiche che devi rispettare di volta in volta. A questo proposito ti consiglio di leggere il mio articolo in cui ti parlo dell’importanza delle to-do-list per organizzare il tuo tempo.

La condivisione dei file 

Devi scambiarti file con i tuoi clienti o con il tuo team? Sicuramente la soluzione più rapida è quella di utilizzare dei cloud che trovi gratuitamente in internet e ti permettono di scambiarti documenti, foto e video con chi vuoi. Questi strumenti rispetto alle email ti danno il vantaggio di non avere un limite di dimensione come ci sono invece per gli allegati. Io utilizzo abitualmente Google Drive (a cui ho dedicato il Tool del mese di Giugno).

 I planner

I Social sono un’ottima vetrina per poter far conoscere te stesso e la tua azienda. Qui puoi conoscere nuovi potenziali clienti con cui conversare e presentare ciò che hai da offrire. Sicuramente l’impegno richiesto per mantenere attivi i tuoi canali è molto, devi pensare a che cosa pubblicare, preparare il post, pubblicarlo e poi rispondere ai vari commenti che verranno fatti. Anche qui la tecnologia  ti può venire in aiuto! I planner ti permettono di preparare i post e di impostare il giorno e l’ora in cui vorrai pubblicarli. In questo modo potrai risparmiare tempo preparando i post in anticipo e non dovrai interromperti e farlo mentre lavori ad altro. Con un unico login potrai sfruttare una sola bacheca per pubblicare su tutti i tuoi profili ed interagire con i tuoi follower. Il mio preferito è Hootsuite a cui ho dedicato il Tool del mese di Agosto.

Le call

Uno strumento alla base dell’attività di assistente virtuale, ma che si sta diffondendo anche in altre realtà è quello delle call. In questo modo puoi fare riunioni e meeting con colleghi e clienti in videoconferenza senza doverti muovere da casa o dall’ufficio. Questi strumenti permettono anche di condividere lo schermo con gli altri partecipanti e di registrare le riunioni. Io solitamente utilizzo Skype (a cui ho dedicato il Tool del mese di Novembre).

Le rispose pronte!

Un altro consiglio che vorrei darti è quello di prepararti un documento di testo in cui scrivere una serie di risposte o frasi pronte all’uso. Ad esempio potresti inserire il testo dell’email che utilizzi per inviare una fattura o quello di un preventivo. Oppure potresti preparare una serie di risposte alle domande che ricevi più frequentemente in risposta alla tua newsletter. Pensa alle comunicazioni standard che si ripetono nella tua attività e metti giù delle frasi pronte all’uso. In questo modo non dovrai ogni volta pensare a che cosa scrivere e come scriverlo.

La delega

A volte può capitare che anche sfruttando i vari tool a tua disposizione ed essendo ben organizzato, possa non bastarti il tempo che hai a disposizione per svolgere le varie attività del tuo lavoro o per dedicarti alla sua crescita. La soluzione migliore, in questo caso, è quella di delegare alcuni task ad un collaboratore esterno. Un’assistente virtuale potrebbe essere la tua soluzione!

Ora che hai capito come risparmiare tempo mentre lavori organizzati per partire alla grande nel nuovo anno!

Raccontami nei commenti quali strategie utilizzi per guadagnare tempo.

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