Come preparare una nota spese ben fatta?
Fai spesso viaggi di lavoro e devi rendere conto delle spese sostenute al tuo titolare o ai tuoi clienti? Nell’articolo di oggi ti insegno come preparare la tua nota spese.
Che cos’è la nota spese?
La nota spese è il documento che dovresti utilizzare per notificare all’impresa per cui lavori o ad un tuo cliente le spese che hai sostenuto o hai anticipato per conto dell’azienda durante una trasferta di lavoro. Può essere in formato digitale o cartaceo e di solito viene gestita dal reparto amministrativo delle varie società.
Quali sono le voci della nota spese?
La nota spese può essere composta da diversi campi, alcuni dei quali possono variare in base alle richieste dell’azienda per cui la devi redarre. Di seguito ti riporto un elenco di dati che non possono assolutamente mancare:
- Riferimenti dell’azienda
Ragione sociale e indirizzo dell’azienda per cui anticipi le spese
- Dati anagrafici del dipendente o del collaboratore
Nome, cognome e tipo di contratto
- Data e Luogo
Periodo relativo alle spese sostenute e luogo della trasferta o del viaggio di lavoro
- Natura e ammontare della spesa
Elenco dei costi sostenuti suddivisi per categorie: alloggio, ristorante, mezzi di trasporto…
- Eventuali annotazioni
Note e chiarimenti utili ad agevolare il lavoro dell’amministrazione
Atri elementi importanti…
Ricordati di allegare sempre ricevute, scontrini e giustificativi delle spese sostenute.
In calce al documento fornisci un’autodichiarazione di tutti quei costi che non sono facilmente documentabili, come ad esempio: mance, parcheggi, pagamenti con app…
Se hai viaggiato con la tua auto fai riferimento alle tabelle ACI per calcolare il rimborso chilometrico. Se, invece, hai utilizzato mezzi non proprii allega sempre il biglietto che hai acquistato.
Quali strumenti utilizzare?
Come ti dicevo all’inizio dell’articolo la nota spese può essere cartacea o digitale. Nella forma cartacea, ormai quasi in disuso, utilizzi degli appositi blocchi con fogli precompilati in cui inserisci le varie voci di spesa sostenute. Per preparare una nota spese in formato digitale solitamente si utilizza Excel, grazie al quale puoi personalizzare la tabella con i campi che ti servono e ti calcola automaticamente il totale della spesa. Oggi stanno anche nascendo delle app che sono in grado di leggere gli scontrini, estrarre i dati e generare automaticamente la nota spese.
Accedendo alla Virtual Room potrai scaricare il modello Excel che utilizzo io con i miei clienti.
A questo punto avrai certamente capito come preparare una nota spese ben fatta.
Se vuoi un aiuto per preparare la tua prossima nota spese contattami. Se, invece, hai altre domande scrivimi nei commenti!
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