La sfida che affronti ogni giorno è quella di non farti sommergere dalle email?
Tutte le mattine quando arrivi in ufficio, accendi il PC e apri la tua casella di posta trovi 20-30 email non lette? Nell’articolo di oggi ti darò alcuni semplici consigli per aiutarti a non farti sommergere dalle email. Oltre alle email non lette troverai anche quelle che hai iniziato a leggere, quelle a cui non hai avuto tempo di rispondere e quelle che vuoi approfondire… Tutta questa confusione nella tua posta in arrivo non farà altro che distogliere la tua attenzione dagli obiettivi della giornata.
Se ti ritrovi in questa descrizione continua a leggere questo articolo, troverai una serie di consigli che ho pensato per te per gestire in modo semplice la tua casella di posta. Ormai è impensabile non avere una propria email, sia nel lavoro che nella vita privata, è diventata indispensabile. Tuttavia può succedere che la mole di messaggi che ricevi giornalmente ti mandi in confusione e ti faccia vedere la tua casella email come un nemico invece che come un prezioso alleato.
Riduci il numero delle email in arrivo
Come ridurre il numero delle email in entrata? Sicuramente il primo passo è quello di disiscriverti da tutte le newsletter a cui ti sei iscritto in passato, ma che ora non leggi più. Per farlo è sufficiente cliccare sul tasto Unsubscribe che solitamente si trova in fondo a tutte le newsletter. Non aver paura di farlo, se un domani dovessi di nuovo essere interessato a quella newsletter puoi di nuovo iscriverti.
Se utilizzi Gmail è ancora più semplice, perché una volta aperta la mail troverai vicino all’indirizzo mail del mittente la scritta annulla iscrizione. Cliccandoci sopra ti si aprirà una finestra in cui dovrai semplicemente cliccare sul tasto annulla iscrizione e verrai automaticamente cancellato da quella newsletter. Semplice, vero?
Utilizza filtri e regole
Sai che tutti i principali client di posta elettronica ti permettono di impostare filtri e regole? Questo ti permette, ad esempio, di archiviare le email di un determinato mittente in una cartella o di utilizzare una risposta automatica per una determinata tipologia di mittente. Ti consiglio vivamente di studiare quali potenzialità offre il tuo client di posta. Impostando i giusti filtri e regole puoi suddividere le email che ricevi in cartelle a seconda del mittente che le ha inviate. Ad esempio puoi creare la cartella dei fornitori, quella dei clienti e una in cui riceverai tutte le newsletter. Per le newsletter ti consiglio di fissare un momento specifico della settimana in cui leggerle, io ad esempio le leggo tutti i venerdì mattina.
Suddividi i messaggi in categorie
Oltre alla cartelle uno strumento molto utile per non farti sommergere dalle email è quello di utilizzare le categorie (o etichette se usi Gmail). Questo strumento ti permette di organizzare la tua casella di posta per fare in modo che risponda perfettamente alle tue esigenze. Sono utili per raggruppare messaggi tra loro correlati, ma, a differenza delle cartelle, ti permettono di inserire lo stesso messaggio in più categorie. Molto spesso è possibile colorare in modo diverso le varie categorie, questo ti aiuta a riconoscere i messaggi anche visivamente. Dovrai ragionare su una suddivisione che sia utile per te e per il tuo lavoro in modo da rendere veloce e semplice la ricerca di una determinata email. Deve anche permetterti di rispondere in modo rapido ad un determinato messaggio o aiutarti a smaltire il lavoro che si è accumulato.
Quando controllare le email?
Stabilisci dei momenti specifici della giornata in cui controllare le email. Una, due, tre volte al giorno… dipende da te e da qual è il tuo lavoro. L’importante è che stabilisca dei momenti della giornata dedicati alla lettura e alla risposta delle email. Io, ad esempio, le controllo a metà mattina, dopo pranzo e la sera prima di spegnere il PC. Disattiva le notifiche da smartphone e tablet, perché altrimenti cadresti nella tentazione di leggerle distogliendo l’attenzione da quello che stai facendo.
La regola dei due minuti
Se scorrendo la lista delle tue email ti accorgi che ce ne sono alcune per cui impieghi al massimo due minuti per rispondere fallo subito! Sarà un lavoro fatto e ti toglierai un pensiero per il resto della giornata!
Seguendo questi consigli pratici riuscirai certamente a non farti sommergere dalle email!
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