Oggi voglio condividere con te il segreto per migliorare la tua produttività, attraverso tre semplici mosse: pianifica, organizza, delega.
Stai sfruttando il tuo tempo nel modo giusto? Hai finito l’ennesima giornata di lavoro e, nonostante tu abbia lavorato moltissime ore, ti senti come se non avessi raggiunto i tuoi obiettivi? Allora stai parlando con la persona giusta! E’ la classica scena dei miei clienti che, quando mi contattano, mi raccontano di passare il loro tempo tra riunioni, interruzioni varie, urgenze dell’ultimo minuto e arrivano a fine giornata non avendo fatto tutto quello che si erano prefissati.
Il segreto per migliorare la tua produttività passa proprio attraverso la pianificazione, l’organizzazione e la delega. Ora le analizziamo una per una e vedrai che mettendo in pratica i miei semplici consigli riuscirai ad essere più produttivo, arrivando a fine giornata meno stressato e guadagnando del tempo per te stesso.
Pianifica
Poichè il tempo è una risorsa che non può essere acquistata , dobbiamo imparare a non sprecarlo e ad utilizzarlo in modo efficace. La pianificazione è la capacità di organizzare le tue attività in modo da raggiungere i tuoi obiettivi nel tempo che ti sei prefissato. Proprio per questo pianificare ti aiuta a pensare a che cosa vuoi ottenere alla fine della tua giornata, settimana o mese e ti mantiene sulla retta via per raggiungere i tuoi obiettivi.
Inizia scrivendo sulla tua agenda un appuntamento fisso settimanale in cui ti dedicherai esclusivamente alla pianificazione delle tue attività, considera che ti servirà almeno mezz’ora per questa attività. Io ho l’abitudine di pianificare la mia settimana il lunedì mattina dalle 8.30 alle 9.
Per pianificare potrai decidere di utilizzare carta e penna o affidarti ad un tool, come ad esempio Trello o Asana. Valuta che cosa è meglio per te in base al tuo gusto personale e alla tipologia del tuo lavoro.
In primis devi decidere quanto tempo avrai a disposizione per svolgere il tuo lavoro, ragiona in termine di ore al giorno (5-7-10?). Ovviamente questo tempo dovrà essere commisurato agli obiettivi che vorrai raggiungere.
Inizia pianificando subito le attività ad alta priorità, cioè quelle indispensabili per poter proseguire con il tuo lavoro. Ricorda che ogni volta che svolgi una di queste azioni fai un passo avanti verso il completamento del tuo progetto e, quindi, del tuo obiettivo. Proprio per questo è fondamentale che queste attività siano pianificate per prime e in giorni ben precisi.
Passa poi ad identificare le attività urgenti, cioè quelle che hanno una scadenza temporale vicina e, pertanto, devono essere svolte in tempi rapidi. Continua con ciò che non puoi delegare, ad esempio gli incontri con i tuoi clienti.
Ricordati sempre di pianificare un po’ di tempo per gestire emergenze e imprevisti che si possono verificare nel lavoro o nella tua vita privata, da un ritardo nella consegna delle merci che stavi aspettando ad una giornata a letto per motivi di salute.
Pianificando le tue attività con regolarità riuscirai a massimizzare la tua efficacia, la tua efficienza e la tua puntualità. E, per finire, ridurrai drasticamente i tuoi livelli di stress.
Organizza
La prima regola è quella di non perdere tempo, solo così potrai rispettare i tempi che hai pianificato per raggiungere i tuoi obiettivi.
Anche se hai la giornata piena di impegni rifletti sempre sulla loro importanza, chiediti sempre quali di questi ti porteranno a fare realmente dei progressi. Organizzati in modo da svolgere queste attività più importanti al mattino, quando sei più produttivo e riposato, l’ideale sarebbe dedicare a queste un paio d’ore.
Come ti ho già spiegato nel mio scorso articolo utilizza delle to do list che abbiano al massimo 5-6 punti, altrimenti rischieresti di perdere tempo e dedicarti alle attività più veloci per cancellare dei punti dalla lista, tralasciando quelle che, invece, sono più importanti per il raggiungimento dei tuoi obiettivi.
Un aspetto fondamentale per riuscire a rispettare gli obiettivi che ti sei fissato nei tempi pianificati è quello di non procrastinare. Rimandare a domani quello che puoi fare oggi non ti servirà a nulla, anzi magari sarai più stanco, stressato e demotivato e ti verrà ancora più difficile riuscire a portare a termine questa attività.
Un altro consiglio per organizzare al meglio la giornata è quello di tenere sempre con te un taccuino o utilizzare le note del tuo smartphone per annotare le idee quando ti vengono in mente. In questo modo non rischierai di dimenticarle e dover passare molto tempo a ripensarci quando sarà il momento di utilizzarle. Ricorda che il tuo cervello è un sofisticato elaboratore di idee e soluzioni!
Una regola d’oro è quella di concentrarsi su email e social in momenti specifici della giornata, quando hai tempo effettivamente di rispondere a quello che ti viene chiesto. Se leggi, ad esempio, una mail mentre sei fermo al semaforo non avrai il tempo di rispondere, ma ti stresserai a pensare alla risposta in un momento in cui, invece, dovresti avere la mente libera. Se, invece, la stessa email l’avessi aperta nel momento dedicato alla lettura email, avresti potuto rispondere subito ed eliminarla dai tuoi pensieri.
Delega
Un altro aspetto fondamentale per migliorare la produttività è la delega. Grazie a questa potrai affidare ai tuoi collaboratori tutte quelle mansioni di routine che richiedono tempo, ma che non sono prioritarie ai fini della tua produttività.
Delegare non è semplice, sicuramente per la testa ti gireranno frasi tipo: “perché devo perdere tempo per insegnare ad un’altra persona?”, “alla fine dovrò perdere tempo per controllare il lavoro!”, “sicuramente io so fare di meglio!”… In questo modo ti troverai sommerso dai compiti da eseguire, perderai tempo e non riuscirai a focalizzarti sugli aspetti fondamentali del tuo business.
Non vedere il tuo collaboratore come la persona che deve mandare avanti la tua attività al tuo posto, ma il suo compito è quello di supportarti nelle attività delegate. In questo modo tu avrai più tempo ed energie per dedicarti al tuo core business e alla tua vita privata.
A questo punto ti starai chiedendo come fare a decidere quali attività delegare. Il mio consiglio è quello di fare un elenco di tutti i compiti che svolgi abitualmente nella giornata o nella settimana. Elimina da questa lista tutte le attività importanti e strategiche, ti rimarrà un elenco di mansioni secondarie o ripetitive che potrai tranquillamente delegare ad un collaboratore di tua fiducia.
Ricorda il segreto per migliorare la tua produttività sta nel pianificare, organizzare e delegare!
Quali sono i tuoi trucchi che stai utilizzando per migliorare la produttività? Fammelo sapere nei commenti!
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