5 strumenti per migliorare la produttività

Oggi voglio consigliarti 5 strumenti che ti aiuteranno a migliorare la tua produttività.

La scorsa settimana, nel mio articolo, ti ho dato una serie di consigli pratici per migliorare la tua produttività. Ora andiamo ad analizzare 5 strumenti, che io uso abitualmente con i miei clienti, che ti aiuteranno a pianificare, organizzare e delegare il tuo lavoro. Questi semplici programmi hanno tutti un piano gratuito e possono essere utilizzati sia da PC che da smartphone e tablet installando la relativa app.

Sei pronto a scoprire quali sono?

Toggl è uno strumento che ti permette di tracciare il tempo che impieghi per portare a compimento una o più attività per un singolo cliente o per un determinato progetto. Puoi anche utilizzarlo per analizzare la tua produttività e capire quanto tempo impieghi per svolgere un determinato compito.

E’ molto utile per rendicontare il lavoro ai tuoi clienti nel caso ti paghino ad ore o a pacchetti orari, io lo uso proprio per questo! Potrai così mandare un report giornaliero, settimanale o mensile, più o meno dettagliato, al tuo cliente in modo che sappia sempre che cosa stai facendo per lui. Può anche servirti per capire quanto tempo ti serve per svolgere i vari task e valutare in modo corretto le tue tariffe nel caso tu lavori a pacchetti di servizi o tu debba fare un preventivo specifico per un tuo cliente.

Puoi utilizzarlo nella versione desktop, dal sito web o dall’app per i dispositivi mobili. Per accedere è sufficiente avere un account Gmail oppure ti puoi registrare e creare un nuovo account.

Google Drive è uno strumento di archiviazione che ti permette avere sempre con te i tuoi file , siano essi foto, storie, progetti, registrazioni , video e molto altro ancora. Io lo uso con i miei clienti per condividere i file su cui stiamo lavorando. Ti permette di condividere file e cartelle, puoi invitare rapidamente altre persone a visualizzare, scaricare e collaborare a tutti i file che desideri, senza dover inviare allegati.

Puoi visualizzare i file che hai salvato ovunque tu sia, infatti puoi accedere a Drive da smartphone, tablet, PC e Mac.

I primi 15 GB sono gratuiti per chiunque abbia un account Google, altrimenti potrai passare a Google One e scegliere i piani a pagamento da 100 GB, 200 GB o 2 TB.

Skype penso sia stato uno degli strumenti più utilizzati per rimanere in contatto durante il lockdown. Io l’ho utilizzato moltissimo sia per comunicare con i miei famigliari che con i miei clienti. Con questi ultimi è lo strumento che uso abitualmente per comunicare, perché, oltre ad avere una qualità audio e video eccezionale, ci permette di condividere lo schermo e lavorare allo stesso progetto come se fossimo nello stesso ufficio. Skype ti permette di effettuare chiamate e videochiamate di gruppo, così puoi coordinare il tuo team anche se fisicamente sei lontano dai tuoi collaboratori. Puoi anche registrare le tue conversazioni in modo da poterle riascoltare successivamente e non perderti nemmeno una parola della tua riunione.

Con Skype puoi anche caricare un credito da utilizzare per le tue chiamate nazionali e internazionali a prezzi estremamente convenienti.

Come i tool precedenti puoi utilizzarlo sia sul pc che sui dispositivi mobili.

Google Calender ti dà la possibilità di fissare tutti i tuoi impegni su un unico calendario dividendoli in base alle diverse categorie di appartenenza. Puoi anche scegliere quale calendario condividere e con chi condividerlo. Può essere utile per pianificare riunioni tra colleghi vedendo immediatamente quando tutti sono liberi. Io, ad esempio, lo uso per fissare gli appuntamenti ai miei clienti.

Google Calendar è sempre con te, perché puoi installare l’app sul tuo smartphone o sul tuo tablet oppure vederlo comodamente dal tuo PC.

Trello è un tool online per la gestione dei progetti condivisi. Io lo utilizzo con quasi tutti i miei clienti. È molto utile per creare e gestire processi e procedure. Ti permette di creare degli spazi di lavoro virtuale in cui puoi accedere sia tu che il tuo cliente, volendo puoi permettere l’accesso a più persone se, ad esempio, lavori in team. Trello è formato da Board, List e Card.

La Board è la lavagna di Trello e corrisponde al progetto. Può essere privata e, quindi, visibile solo dai membri del team oppure pubblica e può essere condivisa con chiunque tramite link. Le liste sono le categorie del progetto (ad esempio: da fare, in esecuzione, fatte), possono essere utilizzate per raccogliere le idee (ad esempio: idee per il blog, idee per le pubblicazioni di Instagram), quando si lavora in team si possono anche utilizzare per assegnare i task alle varie persone. La card è l’unità base della board e corrisponde al singolo task o alla singola idea.

Oltre a questi 5, utilizzi altri strumenti per migliorare la tua produttività? Fammi sapere nei commenti quali sono i tuoi preferiti.

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